因公出国申报时限
教职工请通过厦大OA-流程管理-出国出境-教职工因公出国(境)申请流程进行申报。
学生请通过厦门大学信息门户-学生出国(境)申请流程进行申报。
申报材料包括邀请函、《因公出访事前公示表》、《出国(境)安全防范承诺书》等,具体请按流程提示要求提交。
教职工:1、如出国时间小于等于3个月,必须持因公护照出访。厦大OA申报手续必须提前至少两三个月进行,若因报批太迟导致来不及处理的,则国际处不予受理。2、如出国时间大于3个月,或者出访人员为外国籍、台港澳居民、拥有出访国家(地区)永久居留证、退休人员、非在编人员时,则需自行办理因私护照出访。厦大OA申报手续必须提前至少两个月进行,若因报批太迟导致来不及处理的,则国际处不予受理。
学生:学生无法办理因公护照,需自行办理因私护照出访。厦门大学信息门户申报手续必须提前至少两个月进行,若因报批太迟导致来不及处理的,则国际处不予受理。
关于申请乘坐外航出境或入境:
出国(境)人员应当选择经济合理的路线,优先选择由我国航空公司运营的国际航线。出国(境)人员应当选择直达目的地国家(地区)的国内航空公司航班出入境,没有直达航班的,应当选择国内航空公司航班到达的最邻近目的地国家(地区)进行中转。不得以任何理由绕道旅行,或以过境名义变相增加出访国家和时间。因中转1次以上(不含1次)等特殊原因或按照经济适用原则确需选择非国内航空公司航班,以及因最临近目的地国家(地区)中转需办理过境签证而选择其他邻近中转地的,应当事先填写《乘坐非国内航空公司航班和改变中转地审批表》,并提供相关证明材料经单位财务“一支笔”审核后,报国际合作与交流处/台港澳事务办公室和财务处审批同意。使用以竞争方式从校外取得的科研经费出差乘坐非国内航空的,只需填写《乘坐非国内航空公司航班情况说明表》,由经费负责人审批后即可报销。更多详细规定请看《厦门大学出国(境)差旅费管理办法》(厦大财〔2019〕51号)或咨询单位财务人员。
证件办理等事项须知
二、签证手续
(一)办理时间
不同国家的签证办理时间不同。若出访免签国家(如越南、新加坡)或一般需要办理签证的国家(如马来西亚、日本、韩国),请提前至少两个月申报OA。有一些国家的签证办理(如印度、美国、加拿大、挪威、瑞典,阿根廷等)需要较长时间,请提前至少三个月申报OA,以便预留足够时间办理签证。
(二)签证材料
不同国家的签证材料要求不同。出访人员可查询厦门市外办网站因公出国板块各国签证须知(网址:fao.xm.gov.cn/wsbs/ygcg/sbqzxg/ggqzxz/)提前了解。等收到国际处专办员的具体通知后,再按最新的签证材料要求提供电子版和纸质版。
(三)领取护照和签证
签证办好后,国际处专办员会通知出访人员领取因公护照。后续再通知缴交签证费,届时厦门市外办会开具电子发票。
三、护照归还
(一)因公护照:返回境内后,三日内请将因公护照交到国际处(如遇到假期,无法按时归还,请务必提前和专办员联系)。上交前请申请人自行拍照上传OA出入境证明,并自行复印护照首页、签证页、出境日盖章页、入境日盖章页,以备报销。
(二)因私护照:处级干部须遵照校党委组织部规定,在返回境内后十日内将因私护照交给组织部保管。上交前请自行拍照上传OA出入境证明,并自行复印以备报销。
四、事后公示及报销
(一)返回后五个工作日内,请填写 《因公出访事后公示表》 , 并联系学院外事秘书/机关部处OA秘书,在所在单位公示至少5个工作日。
(二)返回后五个工作日内,请填写请填写 因公出国回访记录表(个人) (适用于1人出访团组)或 因公出国回访记录表(团组) (适用于多人出访团组),以及 《出访成果反馈表》 ,由所在单位签字盖章后,提交至国际处。(三)如需报销,请打印申请页面(点击申请页面右上角“打印”按钮),请学院外事秘书或机关部处OA秘书在空白处手写注明“已完成事后公示和回访记录”并签名,之后送至国际处盖章。
五、国际处专办员的联系方式
阮艺莉老师(负责欧洲、非洲、南极洲的因公护照和签证手续)
办公室:厦门大学颂恩楼806室
电话:0592-2181723
传真:0592-2180240
邮件:ylruan@xmu.edu.cn
张百敏老师(负责亚洲、美洲、大洋洲的因公护照和签证手续)
办公室:厦门大学颂恩楼806室
电话:0592-2181579
传真:0592-2180240
邮件:zhangbm@xmu.edu.cn